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Coordonnateur Des Marchés Financés Par Les Bailleurs

Catégorie d'emploi: 
Entreprise: 
SERVTEC RDC
Localisation: 
Kinshasa
Date de Clôture: 
31/01/2023

Présentation entreprise : 

Le Client est dans le secteur des ONGS.

 

Contexte et mission : 

II. MISSIONS Taches principales

• Garantir le respect par tous les experts sous la supervision des procédures de passation de marché définies dans le Manuel des Procédures de Gestion de l’ONG en vigueur ;

• Proposer des améliorations aux procédures en vigueur, sans être contraires aux dispositions de la loi et de la règlementation nationale des marché publics ;

• Être le référent unique vis-à -vis de l’extérieur pour toutes les questions de passation de marché sous sa responsabilité ;

• Tenir des réunions hebdomadaires de suivi des marchés avec le staff subordonné de l’ONG et l’agent fiscal pour faire le suivi de l’évolution des marchés en cours et ce, dans le respect des délais impartis et identifier, résoudre les points de blocage ;

• Participer, en présentiel ou distanciel aux réunions organisées par l’ONG et/ou les bailleurs (si un point relatif à la passation des marchés est prévu à l’ordre du jour) ;

• Superviser la bonne exécution des prestations selon les termes de référence des assistants technique de l’ONG en appui aux bailleurs et au projet des campagnes de distribution de masse des moustiquaires et assurer les formalités administratives dans le temps pour organiser les missions selon les impératifs du terrain ;

• Recevoir, analyser et valider toutes les demandes de Passation de Marché concernant les marchés dont il a la responsabilité ;

• En fonction des priorités constamment mises à jour, répartir la charge de travail entre les experts sous sa supervision, assurer un suivi permanent de l’avancement des taches confiées et en vérifier la qualité avant transmission des documents de passation des machés à l’Agence Financière pour revue ;

• Coordonner la rédaction, dans le respect des délais les rapports ou procès- verbaux des réunions internes ;

• Fixer et calculer les indicateurs annuels de performance générale de l’ONG ainsi que les indicateurs de performance individuels ;

• Exécuter toute autre tâche lui confiée, en lien avec les marchés financés par les bailleurs, par sa hiérarchie Taches spécifiques

• Assister l’ONG et les Programmes dans l’élaboration des demandes de subventions, notamment en matière de budgétisation des marchés de biens services, travaux et prestations intellectuelles ;

• Organiser des réunions de travail périodiques avec les chefs de projet en vue d’élaborer ou de revoir périodiquement les plans de Passation des Marchés annuels ;

• Faire le suivi de la validation des (Bien et Service, Travaux et Prestations intellectuelles) par les bailleurs et l’ONG dans le délai fixé par les indicateurs de performance de l’ONG ;

• Mettre à jour le PPM validé et introduire, le cas échéant, les demandes d’approbation par l’ONG des Plan de Passation de Marché additionnels ;

• S’assurer de la mise à jour des dates de réalisation de chaque étape de la passation dans l’outil informatisé de suivi opérationnel des marchés du PPM actualisé. Gestion Administrative de la Passation des Marchés sous Financement Extérieur

• Assurer la préparation et la Passation des Marchés complexes de fourniture de biens et services, des travaux et des prestations intellectuelles, conformément aux dispositions règlementaires et les accords de financements ;

• Constituer pour chaque marché en cours de passation les commissions et sous-commission en vue de l’ouverture des plis, l’analyse des offres et la réception des livrable des marchés selon les procédures en vigueur, convoquer à temps leurs membres respectifs et veiller au rapportage qualitatif par les rapporteurs identifier ;

• S’assurer que les rapports d’analyse des marchés passées par appel d’offres soient validés par la commission des Marchés après le cas échéant, la non objection des bailleurs et avant la demande d’approbation par l’ONG ;

• Faire la revue qualitative à priori (avant attribution), qui incombe à l’ONG, de tous les dossiers de la passation de marché d’une valeur supérieur au seuil réglementaire définit dans le Manuel de Procédure de l’ONG, initié par les Divisions Provincial de la Santé ou par les Entités de Mise en Œuvre des subventions gérées par l’ONG, et demander d’y apporter les corrections nécessaires avant validation ;

• Veiller à l’archivage électronique (à l’adresse « One Drive » adéquate) et en dur (classement selon les bonnes pratiques d’archivage) de tous, les documents clés de chaque dossier de passation de marché géré par l’ONG ou par les Division Provinciale de Santé/Entité de Mise en Œuvre ;

• Organiser régulièrement des vérifications administratives et physiques de fournisseurs qui ont manifesté, spontanément ou pas, tant à Kinshasa qu’en Province, leur intérêt d’être référencé dans la base de données des fournisseurs accrédités de l’ONG ou des Division Provinciale de Santé et rédiger les rapports d’évolution y relatifs ;

• Initier des consultations en vue d’établir autant que faire se peut des contrat-cadre (marché à bons de commande ou de clientèle), tant à Kinshasa qu’en province ;

• Tenir à jour des référentiels prix (mercuriales) pour les biens et services achetés de façon répétitive, tant sur le marché de Kinshasa que dans les chefs-lieux des provinces. Communication

• Communiquer et répondre avec promptitude aux questions de bailleurs et de sa hiérarchie sur la conduite des marchés ou s’assurer de la promptitude de communication tant interne qu’externe de la part des experts sous sa supervision ;

• Solliciter les commentaires et /ou avis de non -objection, les cas échéants, des bailleurs durant les étapes clé de passation de marché, notamment pour l’approbation et la validation des PPM des dossiers d’appels d’offres ou demandes de cotations, des listes restreintes de consultation, des rapports d’analyse des offres, des contrats et des éventuels avenants ;

• En l’absence ou indisponibilité du Secrétaire Permanent, solliciter et faire le suivi rapproché en vue d’obtenir endéans15 jours les avis de non-objection de l’ONG selon les procédures vigueur ;

• Assurer, dans les temps impartis, les communications écrites relatives aux questions ou demandes d’éclaircissements des candidats soumissionnaires et organiser les éventuelles sessions de questions/réponses ou visite de chantier prévues dans les dossiers d’appels d’offres ;

• Informer la hiérarchie et l’Agent Fiscal de tout problème ou litige potentiel ou avéré dans le cadre des marchés en cours de passation ou d’exécution ;

• Veiller à la mise en ligne de l’outil de suivi opérationnel des marchés sur une adresse partagé « Microsoft/SharePoint »de manière qu’il puisse être consulté en temps réel par les parties prenante internes et externes autorisées. Rapportage

• Faire l’évaluation de la performance annuelle de l’ONG (pour les marchés financés par les bailleurs), rédiger les divers rapports d’évaluation et formuler des recommandations d’organisation interne en vue d’améliorer la performance.

 

Profil recherché : 

III. COMPETENCES ET CONNAISSANCES

• Respect des obligations de discrétion être de confidentialité ;

• Excellentes compétences organisationnelles ;

• Expérience de travail dans un bureau occupé,

• Capacité à gérer plusieurs taches avec un minimum de supervision et sous pression ;

• Excellentes compétences en communication orale et français écrite ;

• Sens de précision et souci du détail ;

• Capacité de travailler de façon autonome (proactive et avec un bon sens de l’initiative). Qualifications requises

• Minimum une Licence (Bac+5) en économie, droit, management, administration, économie, psychologie du travail ou des organisations, Ingénierie ou disciplines voisines ;

• Expérience générale d’au moins 8 ans dans le domaine de passation des marchés publics (système national et/ou bilatéral ou multilatéral) ;

• Expérience spécifique d'au moins 5 ans pour des projets du système bilatéral et/ou multilatéral ;

• Expérience dans le secteur de la santé serait un atout. Langues et compétences en informatiques • Maîtrise de la langue française : excellente expression orale et écrite ;

• Connaissance de l’anglais sera un atout ; • Bonne connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet...) ;

• Bonne connaissance des logiciels d’archivage ;

• La connaissance de Tom Marchés ou tout autre logiciel utilisé pour la passation des marchés est atout.

 

IV. APTITUDES ET QUALITES

• Avoir des connaissances en matière de Marchés Publiques ;

• Capacité de travailler en équipe et dans un milieu multiculturel ;

• Probité morale et intellectuelle. ;

• Être intègre, dynamique et méthodique, et avoir un esprit d’analyse et de synthèse ;

• Disposer d’aptitudes à la gestion d’équipe.

 

V. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Le dossier sera composé uniquement de :

• Un Curriculum Vitae détaillé en français (comprenant seulement des éléments liés au poste) ;

• Le CV doit Obligatoirement être en format Word ou PDF ;

• Une lettre de motivation en français et/ou anglais (Pas une répétition du CV) ;

• 3 contacts de personnes de références, impérativement des employeurs précédents et/ou Supérieurs hiérarchiques (numéros de téléphone professionnels et adresses emails professionnelles).

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