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Assistante financière et administrative

Catégorie d'emploi: 
Entreprise: 
VillageReach
Localisation: 
KINSHASA
Date de Clôture: 
10/02/2023

Sous la direction du responsable financier et administratif et en partenariat avec l'équipe financière et administrative mondiale, l'assistant financier et administratif soutiendra l'organisation pour la coordination des opérations financières et administratives de tous les programmes en RDC. Dans ce rôle, elle/il aura la responsabilité des domaines suivants :

Direction financière:

Effectuer des tâches quotidiennes telles que :

  • Maintenir un système de documents financiers et de fichiers justificatifs, y compris la justification appropriée des paiements effectués, y compris les approbations et le codage appropriés, qui est lié au grand livre au sein de sage Online ;
  • Gérer la petite caisse, les paiements et enregistrer les dépenses ;
  • Examiner et traiter les demandes de paiement ; les demandes d'avances de fonctionnement et de voyage,
  • Surveiller les avances et le rapprochement des dépenses à l'aide de la plateforme de dépenses Concur ;
  • Soutenir les bureaux extérieurs avec des tâches financières
  • Préparer, percevoir, compiler et déclarer les sommes versées à des tiers

Soutenir les tâches mensuelles, telles que :

  • Soumission du rapport financier mensuel dû au siège ;
  • Soumission de la demande de trésorerie mensuelle due au siège ;
  • Effectuer toutes les écritures d'ajustement créées lors du processus d'examen des éléments financiers ;
  • Rapprochez les comptes du bilan, y compris les comptes bancaires, la petite caisse, les avances, les paiements prépayés et les comptes créditeurs.

Administration du bureau :

  • Recommander, mettre en œuvre et maintenir des systèmes de bureau efficaces.
  • Gérer la communication du bureau, vérifier les e-mails du bureau, assurer l'entretien du bureau et gérer la réception de manière professionnelle.
  • Coordonner les besoins du bureau (réparations, internet, véhicule, fournisseurs, gestion des nettoyeurs, etc.),
  • Assurer une supervision efficace de l'équipe de chauffeurs du bureau et des voitures
  • La gestion des ressources:
  • Aider à l'achat et à l'entretien du matériel de bureau, du mobilier, des ordinateurs et d'autres actifs, y compris la gestion et la mise à jour de l'inventaire des actifs de bureau.
  • Toute autre tâche au besoin

Compétences :

Les compétences suivantes reflètent ce qui est attendu de tous les employés de VillageReach ; y compris des exemples de la façon dont on pourrait démontrer chacune de ces compétences dans son rôle.

  • Motivation et dynamisme personnels : Est autonome dans son approche du travail, mais demande de l'aide en cas de besoin ; se tient responsable; entreprend des activités d'auto-développement; cherche à développer et à maîtriser de nouvelles compétences ; recherche et profite des opportunités au sein de l'organisation
  • Collaboration et communication efficace : Établit et entretient des relations efficaces avec les collègues, les partenaires, les parties prenantes et les parties externes ; travaille en collaboration avec d'autres pour atteindre les buts et objectifs de l'organisation et de l'équipe ; travaille activement à résoudre les conflits; exprime efficacement des idées et des pensées; sélectionne et utilise des méthodes de communication appropriées et maintient une communication significative avec des collègues virtuels et d'autres parties pour les tenir informés
  • Engagement envers la diversité et l'inclusion : Assumer la responsabilité personnelle et soutenir les autres au sein de l'organisation dans la création et le maintien d'un environnement de travail diversifié où les individus sont accueillis, valorisés, respectés et soutenus ; personnellement engagé à acquérir une compétence culturelle, y compris la conscience de ses propres attitudes à l'égard de la culture et des interactions interculturelles; montre la volonté et la capacité de s'engager ouvertement et respectueusement autour des questions de race, de colonialisme, d'identité et de culture ; maintient l'équité dans l'accès au partage d'informations, d'idées et d'opportunités dans VillageReach
  • Engagement envers l'excellence : produit un rendement élevé du travail, tant en termes de qualité que de quantité ; cherche des moyens d'améliorer et de promouvoir la qualité; surveille le travail pour assurer la qualité; a un engagement personnel envers la mission de VillageReach
  • Orientation vers la solution et innovation : se concentre sur les résultats et les résultats souhaités et sur la meilleure façon de les atteindre ; fait le travail; voit des opportunités de résolution créative de problèmes tout en restant dans les paramètres des bonnes pratiques ; voit les anciens problèmes de manière nouvelle et a de nouvelles approches pour résoudre ces problèmes ; apporte des idées originales et/ou ingénieuses dans son domaine de responsabilité ; est capable d'examiner et d'articuler les risques et les conséquences des innovations proposées et d'en tenir compte dans la prise de décision

Qualifications et exigences :

Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d'accomplir chaque tâche essentielle de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et/ou des capacités requises. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d'exercer les fonctions essentielles.

Responsabilités de supervision :

L'adjointe administrative supervise les chauffeurs de bureau

Expérience d'éducation:

  • Baccalauréat en administration des affaires ou en comptabilité (ou similaire) requis ou formation et expérience équivalentes
  • Maîtrise de l'anglais et du français; tant à l'écrit qu'à l'oral
  • Au moins 3 ans d'expérience professionnelle avec au moins deux de ceux qui gèrent la comptabilité, les finances des subventions et la conformité ; les subventions du secteur public un plus
  • Compétences démontrées en gestion financière dans le secteur sans but lucratif
  • Acuité financière et comptable
  • Expérience avec les rapports financiers
  • Connaissance démontrée des outils financiers, de la répartition des dépenses, du langage des contrats et du respect de la politique des coûts des subventions

Autres qualifications:

  • Respectez la politique de vaccination COVID-19 de VillageReach.
  • Compétence culturelle établie dans le partenariat avec des groupes raciaux, culturels et linguistiques diversifiés.
  • Compréhension démontrée des défis liés au travail dans un contexte rural, mal desservi et à faible revenu ; expérience de vie et/ou de travail dans un pays à faible revenu, un atout.
  • Excellentes compétences technologiques, y compris une compréhension de niveau intermédiaire et une maîtrise de
  • Suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook, Excel) et à l'aise dans un environnement technique en évolution rapide.
  • Esprit opérationnel avec une grande attention aux détails
  • Familiarité avec les logiciels de budgétisation, les outils de comptabilité, les logiciels de visualisation de données et les plateformes CRM
  • capacité à interagir avec plusieurs collègues et plusieurs demandes simultanées tout en faisant preuve d'un penchant pédagogique quant à la diffusion des procédures et consignes administratives

Environnement et exigences physiques

VillageReach n'a pas de bureaux privés, les employés travaillent dans un environnement partagé et ouvert avec des salles de travail et de conférence accessibles aux employés pour la confidentialité et les réunions. Le niveau de bruit dans l'environnement de travail est généralement calme. En raison des différences de fuseau horaire entre notre bureau aux États-Unis et nos bureaux de pays et de l'emplacement des autres membres du personnel dans le monde, le personnel basé aux États-Unis devrait être disponible pour les réunions tôt le matin à partir de 6 heures du matin. De plus, notre personnel basé en Afrique régionale et le personnel du bureau de pays devraient être disponibles pour des réunions en fin d'après-midi/soirée jusqu'à 18 heures .

ENGAGEMENT POUR LA DIVERSITÉ & L'INCLUSION :

VillageReach est un employeur garantissant l'égalité des chances en matière d'emploi engagé envers la diversité de la main-d'œuvre. Nous pensons que des perspectives diverses et équitablement pondérées favorisent une capacité organisationnelle à créer de nouvelles solutions qui améliorent la santé dans les zones les plus mal desservies et les plus difficiles à atteindre. Pour aligner nos valeurs, nos innovations et notre impact, VillageReach s'engage à recruter et à fidéliser une main-d'œuvre mondiale diversifiée.

INFORMATIONS SUR LA DEMANDE :

Il s'agit d'une embauche immédiate et les CV seront donc examinés sur une base continue jusqu'au 10 février 2023 . Pour postuler, veuillez soumettre votre CV, une lettre de motivation, un échantillon d'écriture et un rapport quantitatif montrant vos compétences en analyse de données sur notre portail en ligne : ]]>https://www.villagereach.org/join-us/]]>

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