ASSISTANT LOGISTICIEN
Présentation entreprise :
Action Contre la Faim est une ONG internationale présente en RDC depuis 1996 et qui intervient dans les domaines de la nutrition, de la santé, de la sécurité alimentaire, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement.
Dans le cadre de ses activités, ACF est à la recherche d’un(e) Assistant Logisticien pour la base de Kwamouth.
Contexte et mission :
Principales responsabilités L’objectif principal du Logisticien zone d’intervention urgence est d’assurer la gestion logistique et sécuritaire des activités du programme urgence selon les procédures Action Contre la Faim.
Il sera responsable des aspects logistiques de l’ouverture et de la fermeture d’une base opérationnelle sur la zone d’intervention.
Mission 1 :
Gestion de la chaine d’approvisionnement (commandes, réception, stockage, achat et expédition) dans les zones d’intervention Achats :
Organiser les achats et s’assurer que les procédures internes Action Contre la Faim sont respectées (suivi des Achats, règles d’achat, circuit de signatures, etc.); -
Réaliser un suivi de la validation dans le système d’information (S.I) Link et respecter les procédures ainsi que les validations le cas échéant - Réaliser une analyse des marchés locaux selon le PAP transmis -
Assurer l’achat des articles commandés au niveau local dans le respect des procédures (demande d’achat (DA), cotations, grille de sélection, bon pour accord, bon de commande, bon de réception…); -
Assurer une mise en concurrence des fournisseurs transparente et fondée sur des critères objectifs; -
Assurer le suivi de commande (SA) et son actualisation hebdomadaire; -
Établir le suivi des contrats mensuels; -
Assurer et faire le suivi des DA base supérieure transmises à la base Urgence; -
S’assurer de la qualité et de la conformité des articles commandés selon les spécifications techniques reçues; - Mettre en place des accords-cadres sur les marchés pré-identifiés; -
Tenir à jour l’archivage physique et numérique des dossiers achats et assurer l’envoi des archives selon les échéances données. Transport : -
Récolter les cotations des transporteurs et les négocier avec la supervision de l’équipe logistique de la base Urgence; -
Assurer les réceptions et les livraisons dans les structures de santé supportées par le programme Action Contre la Faim, incluant l’ensemble de la documentation nécessaire aux transferts de responsabilité; -
Valider et transmettre les documents de transport à la base urgence (BL, BR, LTA…); -
Établir les dossiers de location de transport; -
Établir le planning des déplacements hebdomadaires en lien avec l’équipe programme; -
Apporter un appui au programme en réalisant le transport des intrants, kits et autres commandes sur les lieux d’intervention. Gestion du stock : -
Recevoir et valider les demandes de sortie de stock -
Assurer un bon entreposage des articles pour garantir leur intégrité et sécurité; sélectionner, à cette fin, un entrepôt dans un lieu sécurisé, propre et ventilé; -
Respecter les procédures de stock selon le kit log : gestion de stock physique et administratif; -
Mettre en place des fiches de stock pour chaque article entreposé; -
Réceptionner et expédier les intrants selon les procédures du kit log, signer les bons de livraison des intrants et autres items distribués; -
Après avoir réceptionné des biens, assurer qu’une copie des Bons de Livraison est envoyée à l’expéditeur dès l’accès au réseau; -
Faire l’inventaire physique des stocks chaque mois au minimum, établir des rapports de stock et les envoyer au logisticien Urgence; -
Rapporter des manquants ou des péremptions tout de suite à la base urgence; -
Transmettre tous les bons de livraison des dons en nature reçu au département logistique de la base Urgence; Mission 2 : Encadrer et accompagner les équipes -
Assurer le management quotidien du chauffeur et des gardiens; -
Assurer l’établissement d’un plan action individuel, l’évaluation de la performance et le développement des compétences du personnel sous sa responsabilité; -
Assurer des réunions, des points individuels, réguliers et exceptionnels ; -
Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail ; -
Apporter un support technique au personnel sous sa responsabilité. -
Anticiper les besoins en journaliers et réaliser un suivi de leur prestation
Mission 3 :
Gestion des équipements et kits sur le terrain -
Assurer le bon suivi des véhicules, motos et générateurs sur le terrain (réparation, maintenance, nettoyage, consommation, correcte utilisation) selon les procédures logistiques Action Contre La Faim; -
S’assurer de la bonne utilisation des équipements Action Contre La Faim par l’équipe en respectant les règles d’utilisation (charte IT, transfert, propreté); -
Envoyer en réparation les équipements endommagés avec la fiche de réparation; -
Assurer le suivi des maintenances et coûts de fonctionnement des véhicules, générateurs et motos; -
Actualiser chaque mois la liste des équipements de la zone d’intervention ; -
En fin de mission, s’assurer du retour du matériel constituant le kit logistique et des équipements à la base Urgence; Transmettre au chargé des moyens généraux toutes les informations quant à leur état; -
Vérifier la qualité et le fonctionnement des équipements à leur réception; -
Assurer le suivi des téléphones satellites en complétant le format Action Contre La Faim de rapport des communications; -
Assurer le suivi de l’installation, maintenance et consommation de l’ensemble des équipements disponible sur la zone d’intervention (Vsat, kit solaire, ect)
Mission 4 :
Appuyer la gestion de la sécurité de l’équipe urgence sur le terrain -
à la création d’un plan sécurité local simplifié sur les zones d’intervention ; -
Participer à la collecte d’informations sécuritaires et au partage régulier avec la base urgence; -
Remplir le fichier de suivi des incidents de sécurité et l’envoyer à la base urgence mensuellement lorsque celui-ci est mis en place sur la Zone d’Intervention ; -
Assurer la sécurité du bureau et maison sur la zone d’intervention (extincteurs, protection électrique, kit de premiers secours…) ; -
Assurer la mise en place de système de gardiennage quand nécessaire ; -
Assurer la gestion des rapatriements si nécessaires en partenariat avec la base Urgence ; -
Sensibiliser et assurer la formation du personnel de la zone d’intervention sur les règles de sécurité et notamment les protocoles de communication ; -
Rapporter les incidents à la base urgence selon les délais impartis ; -
Vérifier que les procédures mises en places et les moyens de communication lors des déplacements soit respecté. -
S’assurer du bon fonctionnement des moyens de communication et des contacts lors des déplacements et du respect des protocoles de communication ;
Mission 5 :
Appuyer les structures de santé dans les activités logistiques -
Assurer le suivi des approvisionnements des chantiers WASH en lien avec le département WASH -
Former ou renforcer les connaissances des gestionnaires de la zone de santé et les infirmiers à la tenue d’un stock et à la gestion administrative d’un stock ; -
Former ou renforcer les connaissances des gestionnaires de la zone de santé sur l’approvisionnement en intrants, médicaments (planification, bon de livraison…).
Mission 6 :
Assurer le reporting des activités logistiques -
Envoyer le rapport logistique mensuel au plus tard le 02 du mois suivant ; - Réceptionner et réaliser les retours demandés par l’équipe logistique de la base Urgence sur le rapport logistique
Profil recherché :
RELATIONS DE TRAVAIL INTERNES ET EXTERNES INTERNE
• Sous la supervision directe du chef de base
• Sous la supervision technique du Responsable Support, du Chargé des Approvisionnement, du chargé des moyens généraux
• Collaboration avec le Responsable programme et l’administrateur zone d’intervention
• Participation aux réunions hebdomadaires de la base
• Echanges d’informations avec la base urgence. EXTERNE
• Fournisseurs : créer et maintenir une bonne relation de travail avec les fournisseurs
• Acteurs humanitaires de la même zone : représentation d’ACTION CONTRE LA FAIM, participation aux réunions, networking pour les infos sécu
